Pada setiap periode tertentu, Bapak/Ibu perlu membuat laporan kehadiran siswa untuk diberikan pada orang tua dan/atau wali melalui rapor dan media lainnya. Hanya saja, beberapa guru, staf admin, dan orang berwenang lainnya belum tahu cara membuatnya.
Jika Bapak/Ibu termasuk orang yang belum tahu bagaimana cara membuat laporan kehadiran siswa, maka penjelasan lengkap dan detailnya bisa ditemukan di sini. Tapi sebelum masuk ke pembahasan caranya, Bapak/Ibu harus tahu definisi, fungsi, dan jenisnya dulu.
Definisi Laporan Kehadiran Siswa dan Fungsinya
Sama seperti namanya, laporan kehadiran siswa adalah hasil rekap absensi yang berisi data berapa hari siswa hadir dan tidak hadir di kelas pada periode tertentu. Pada umumnya, guru atau staf administrasi sekolah harus membuatnya setiap minggu, bulan, dan semester.
Fungsi utamanya yaitu untuk melaporkan absensi siswa ke orang tua dan/atau wali, sehingga mereka tahu apakah anak mereka pernah sakit, izin, atau alfa selama periode rekap. Hal ini karena orang tua dan/atau wali terkadang tidak tahu anaknya absen dari sekolah.
Dengan adanya laporan absen siswa, pihak sekolah bisa memberikan transparansi pada orang tua dan/atau wali. Pasalnya, mereka berhak tahu bagaimana status kehadiran anak mereka selama di sekolah. Apakah benar berangkat ke sekolah atau malah ke tempat lain.
Pada setiap akhir semester, guru dan staf administrasi sekolah juga membutuhkan data rekap siswa untuk dicantumkan di dalam rapor. Jadi, melakukan rekap secara rutin bisa membantu Bapak/Ibu karena bisa mempersingkat waktu rekap di setiap akhir semester.
Jenis-Jenis Laporan Kehadiran Siswa
Setelah tahu apa itu rekap kehadiran, yaitu laporan berapa hari siswa hadir dan tidak hadir di kelas selama periode tertentu, Bapak/Ibu juga harus tahu jenis-jenisnya. Hal ini karena ada dua jenis laporan yang bisa Bapak/Ibu pilih, seperti di penjelasan berikut ini!
1. Rekap Manual
Seperti namanya, Bapak/Ibu bisa membuat laporan rekap kehadiran siswa ini secara manual. Cara ini merupakan cara lama, sehingga membutuhkan waktu dan tenaga yang lebih banyak daripada cara yang baru. Biasanya ada sekolah yang belum mulai menerapkan digitalisasi.
Pada jenis rekap yang satu ini, Bapak/Ibu perlu memasukkan data satu per satu dan menghitungnya secara manual. Semuanya sendiri tanpa bantuan sistem atau alat. Jadi, sangat rentan mengalami kesalahan data, kesalahan hitung, atau masalah lain yang sejenisnya.
2. Rekap Otomatis
Karena adanya digitalisasi di sistem sekolah, kini ada juga cara rekap absen otomatis yang bisa Bapak/Ibu coba. Jika Bapak/Ibu bandingkan dengan cara rekap manual, cara ini jelas lebih cepat dan mudah. Pasalnya, ada bantuan dari sistem otomatisasi.
Bapak/Ibu sudah tidak perlu menghitung absensi untuk semua siswa satu per satu. Pasalnya, sistem sudah menghitungkannya untuk Bapak/Ibu. Hasilnya bisa langsung terlihat jelas ketika Bapak/Ibu membuka fitur rekap. Jadi lebih efisien daripada yang manual.
Pada umumnya, fitur ini terhubung dengan aplikasi rekap absen. Jadi bukan hanya proses rekapnya saja yang otomatis, pencatatan absennya pun kini sudah meninggalkan sistem lama. Guru tidak perlu lagi memanggil nama siswa satu per satu di kelas.
Pada umumnya, siswa hanya perlu meng-scan sidik jari mereka di alat absen yang sudah tersedia. Hasilnya nama siswa tersebut akan langsung tercatat, pertanda bahwa dia sudah hadir di kelas. Laporan kehadiran harian bahkan bisa dikirim ke orang tua.
Bagaimana Cara Membuat Laporan Kehadiran Siswa?
Secara garis besar, cara membuat laporan kehadiran itu sangat mudah, bahkan untuk pemula sekalipun. Bapak/Ibu hanya perlu mengikuti langkah-langkah rekap dengan mudah seperti pada penjelasan lengkap di bawah!
1. Pilih Jenis Rekap Terbaik
Sebagai langkah pertama, Bapak/Ibu perlu memilih dulu apakah akan melakukan rekap secara manual atau otomatis. Pada zaman sekarang, cara manual sebenarnya sudah usang. Hal ini karena sudah ada cara yang lebih efektif dan cepat untuk rekap absen.
Karena itu, untuk membuat laporan kehadiran siswa, Bapak/Ibu bisa memilih cara yang otomatis. Segera gunakan aplikasi absensi yang punya fitur super lengkap seperti aplikasi absensi siswa dari AbsensiSiswa.co.id agar bisa mulai menerapkannya di sekolah.
Aplikasi ini sudah memiliki semua hal yang Bapak/Ibu cari untuk efisiensi sistem absensi. Pihak sekolah akan mendapatkan alat fingerprint untuk absen digital, siap dipasang di gerbang sekolah atau di ruang piket. Saat siswa sampai, mereka bisa langsung absen.
Setelah selesai absen, datanya akan langsung tersimpan di server Cloud secara real time. Bapak/Ibu tidak perlu khawatir karena semua data untuk membuat laporan kehadiran siswa akan tersimpan di sini. Semua data akan terbackup otomatis setiap hari.
Bapak/Ibu bahkan bisa mengirimkan notifikasi kehadiran siswa ke orang tua dan/atau wali setiap hari. Hal ini karena aplikasi sudah terintegrasi dengan gateway WhatsApp. Artinya, orang tua dan/atau wali tidak perlu repot punya atau membuka aplikasi ini.
2. Buat Format Absensi
Jika sudah memilih jenis rekap terbaik, kini Bapak/Ibu tinggal membuat format absensi. Secara garis besar, formatnya tidak sulit untuk Bapak/Ibu ikuti. Tinggal buat tabel yang berisi nama, kelas, tanggal dan kehadiran (hadir, sakit, izin, alpha, dan terlambat).
Jangan lupa untuk mencantumkan total absensi pada periode tertentu, entah itu harian, mingguan, bulanan, hingga per semester. Tujuannya untuk mempermudah proses rekap, terlebih jika sekolah masih menggunakan sistem manual yang harus dihitung.
Menariknya, jika sekolah sudah memakai aplikasi absensi siswa dari absensisiswa.co.id, format absensi siswa tersebut sudah ada di dalam aplikasi. Jadi Bapak/Ibu tak perlu repot membuatnya lagi dari nol. Cukup sesuaikan dengan kebutuhan sekolah atau kebutuhan setiap kelas.
3. Lakukan Rekap
Terakhir, Bapak/Ibu bisa membuat rekap dari data-data yang sudah tersedia. Caranya tidak kalah mudah, mengingat Bapak/Ibu hanya perlu menyajikan data dalam bentuk tabel. Cukup cantumkan nama, NISN, total hari sekolah, dan status kehadiran para siswa.
Format status kehadiran siswa pun tidak jauh berbeda dengan format absen di atas, yaitu hadir, sakit, izin, dan alfa. Siswa yang terlambat biasanya dianggap hadir setelah mendapatkan sanksi. Pada beberapa kasus, statusnya jadi tidak hadir jika baru datang di waktu tertentu.
Pada bagian akhir, jangan lupa cantumkan persentase kehadiran siswa. Caranya dengan membagikan total kehadiran dan total hari sekolah, lalu kalikan dengan 100. Selain per siswa, hitung juga rata-rata kehadiran per kelas di dalam laporan rekapnya.
Untungnya, di aplikasi Absensi Siswa dari MySCH.id semuanya sudah serba otomatis. Bapak/Ibu tidak perlu lagi menghitung data secara manual karena sistem sudah membuatkannya. Tinggal unduh dan bagikan laporan yang sudah jadi tersebut.
Penutup
Kini membuat laporan kehadiran siswa jadi terasa lebih mudah dan efisien dengan kehadiran sistem otomatisasi dari aplikasi. Bagi sekolah yang ingin mendapatkan kemudahan tersebut, bisa gunakan aplikasi Absensi Siswa dari MySCH.id.
